Giriş
Teknolojideki gelişmeler ile birlikte yaşadığımız pandemi, daha fazla kişinin evden çalışmasını kaçınılmaz kıldı. Öncesinde de var olan bu çalışma yöntemi, pandemi döneminde işverenlerin esnek çalışma koşulları arayışına girmesi ile, neredeyse tüm dünyaya ve iş kollarına yayılmış hale geldi.
Evden çalışmanın, çalışanların tercih ettiği bir yöntem olduğunu sıkça konuşmaktayız. Ancak diğer taraftan çalışanların sağlık, güvenlik ve refahı ile ilgili kaygılar içerdiğini, daha önce alışık olduğumuz fiziksel risklerin yerini psikososyal risklere bıraktığını deneyimledik.
Bu yazıda işverenlere, uzaktan çalışanlarının sağlık, güvenlik ve refah risklerinin yönetimine yönelik kılavuz niteliğinde bilgiler içermekte.
Yeni çalışma ortamına alışma
Evden çalışma birçok durumda yalnız çalışmayı gerektirebilir. Yalnız çalışma, çoğu zaman stresi de beraberinde getiren soyutlanma ve yalnızlık duygusunu doğurabilir. Bu his ile birlikte çalışanlar sağlıkları ile ilgili endişe duyabilirler ve hastalandıklarında ne yapacaklarına yönelik kaygıları onların moral ve motivasyonunu olumsuz etkileyebilir.
Öncelikle bu kaygıların farkında olmak ve destek olma yöntemlerini tanımlayabilmek adına ilk yöneticilerin çalışanları ile düzenli ve istikrarlı bir iletişim kurgusu içinde olmaları önerilir. Bu kurgu günümüz teknolojisi ile ön plana çıkan Zoom, Teams vb. platformlar ile sağlanabilir. Düzenli toplantı ve görüşmelerin başlangıcında iş konularına girmeden önce karşılıklı etkileşim ile çalışanların kaygı durumlarını öğrenme fırsatı yakalanabilir.
Çalışanlar, evlerinde büyükleri ve çocukları ile yaşıyor ve onların sağlığını korumak ile ilgili kaygılar yaşıyor olabilirler. Bunu dikkate alarak çalışma saatleri ve beklentiler belirlenirken çalışanın ev hayatı dikkate alınabilir. Bu yaklaşım yönetimin çalışanlara empatik davrandığının bir göstergesi olacaktır.
Üst yöneticiler ve çalışanların bağlı olduğu ilk yöneticiler, Sağlık Bakanlığı’nın ve Dünya Sağlık Örgütü’nün Covid-19’a yönelik düzenli bildirim ve önerilerini takip etmeli ve çalışanları sosyal yaşantı ve özellikle fiziksel çalışma ortamına dönüşte izlenecek hususlara yöntemlere ilişkin düzenli olarak bilgilendirmeli, kılavuzluk yapmalıdır.
Bir çalışanınız hastalığa yakalanmış olabilir. Burada ilk yöneticiye ve üst yöneticilere çalışan veya yakınları ile yakın iletişim içinde olmak, tedavi ve izolasyon sürecini yakından takip ediyor olmak ve aileye ve yakınlarına destek olmak düşecektir.
Uzaktan çalışmada sağlık, güvenlik ve refah süreçlerinin planlamasında, aşağıdaki soruların yanıtları altyapı oluşturacaktır.
- Kaç çalışan uzaktan çalışıyor?
- Uzaktan çalışanların coğrafi dağılımı nasıl?
- Uzaktan hangi faaliyetler gerçekleştiriliyor?
- Uzaktan çalışma evden mi yoksa farklı fiziksel ortamlardan mı gerçekleşiyor
İş yükleri ve terminlerin kontrolü ve önceliklendirilmesi
Uzaktan çalışmada, iş performansının devamı ve izlenmesi, eskisi kadar kolay ve mümkün olamayabilecektir. Bazı projelerin önceliklendirilmesi gerekebilecekken bazı iş akışlarının askıya alınması gibi düzenlemelere ihtiyaç duyulabilecektir.
Çalışanların görev atamalarına yönelik aşağıdaki süreçlerin olumlu geri dönüşler sağlayacağı düşünülmektedir;
Değişken görev atamaları: Çalışanların uyarılmış, motive ve üretken hissetmelerini sağlamak ve dinamik düşünme ve çalışmaya olanak sağlamak amacıyla sabit bir iş akışı yerine değişken görev atamaları yapılması.
İş akışlarının önceliklendirilmesi: Çalışanların enerjilerinin doğru alanlara yönlendirildiğini hissetmelerini sağlamak ve motivasyonlarını artırmak adına hangi, iş akışlarının öncelikli olduğunu, hangilerinin bu süreçte askıya alınabileceğinin belirlenmesi ve çalışanlar ile bu konuda etkili iletişim kurulması.
Esneklik imkanı: Çalışanlar üzerinde oluşabilecek stresi azaltmak ve daha rahat hissetmelerini sağlamak amacıyla standart dışı dinlenme molalarına, çocuk veya büyük bakımı gibi ihtiyaçları görebilmek için kendilerine ek süre tanımalarına ve görev tamamlama odaklı olmak üzere kendi zaman çizelgelerini oluşturmalarına izin verilmesi.
Uzaktan çalışma süreçleri yönetimi
Çoğu sektörde ve işte her ne kadar tercih edilmese de işyeri fiziksel ortamında çalışma, çalışanların sosyalleşmesi, etkili iletişim kurarak iş süreçlerinin kolaylaştırılması, ekip ruhunun gelişimi ve sorun çözme potansiyelinin artması gibi birçok avantaja sahiptir. Uzaktan çalışmada işyeri ve çalışanlar bu avantajlardan mahrumdur.
Bu unsurlar dikkate alındığında, Covid-19 nedeniyle yüz yüze çalışma avantajlarından aniden mahrum kalan işyerleri için hem iş performanslarını düşürmemek hem de çalışanların sağlık, güvenlik, refah, aidiyet ve motivasyonunu korumak adına yönetimin güçlü ve aktif liderliği, kurum içi iletişim kanallarının açık tutulması kritik rol oynayacaktır.
Güçlükler
Uzaktan çalışmada çalışanların sağlık ve güvenlik gereklerini ne oranda gerçekleştirdiğini izleme olanağı oldukça sınırlıdır.
Kurumsal bilgi havuzlarına, prosedür ve planlara ulaşımın kısıtlı olduğu ortamlarda çalışanlar ihtiyaç duyabileceği kılavuzlara erişemeyebilir, sağlık ve güvenlik gerekliliklerinden uzaklaşabilir, haberdar olamayabilir.
Diğer taraftan uzaktan çalışma ortamlarındaki değişkenlik (Örneğin bir çalışanın kısmen evden, kısmen bir kafeden veya farklı bir evden çalışması) uygun sağlıklı ve güvenli bir çalışma ortamının devamlılığına engel oluştururken, işverenlerin çalışanların hangi risklere maruz kaldığını kestirmesini güçleştirir.
Pandemi süreci gerek çalışanlar gerekse işverenler için iş sürekliliğine yönelik belirsizlikler içerir. Bu belirsizliğin çalışanların sağlık, güvenlik ve refahı için olumsuz etkileri olacaktır. Bu etkileri en aza indirgemek için kuruluşlar, güçlü iletişim, teknolojinin etkin kullanımı ve çalışma koşullarında esnekliğin faydalarını görmektedir.
Çalışanlarla iletişim
Uzaktan çalışma döneminde, kuruluş ne büyüklükte olursa olsun çalışanlar ile güçlü iletişim kanalları tesis etmeye ihtiyaç duyacaktır.
İletişim süreçleri özelinde aşağıdaki ilkelerin izlenmesi önerilmektedir;
Çalışanlar ile düzenli temas: Çalışanların yalnızlık ve soyutlanma duygularından arınmalarını, yönetim desteğinin arkalarında olduğunu hissetmelerini ve iş performansını etkileyecek düzenli bilgilere erişmelerini sağlayacaktır.
Kuruluşun uzaktan çalışma planlarının paylaşımı: Kuruluşun, çalışanları, aileleri ve arkadaşları için neler planladığını ve uyguladığını açıkça ifade etmek, açık ve dürüst olmak çalışanın güvende hissetmesini sağlayacaktır.
Farklı iletişim yöntemleri kullanımı: İletişimin videokonferans araçlarının yanı sıra telefon, email veya Whatsapp vb. uygulamaları ile desteklenmesi.
Gerektiğinde fiziksel mesafe sağlanımı: Çalışanları bir araya gelerek yapmaları gereken toplantı ve görüşmeleri mümkün olduğunca videokonferans platformlarında tercih edilmesi önerilir. Ancak yüz yüze gelmenin kaçınılmaz olduğu durumlarda bu görüşmelerin gerçekleştirildiği fiziksel ortamların seçiminde ve görüşme süreçlerinde fiziksel mesafe kurallarının uygulanması.
Çalışma ve iş dışı saatlerin birbirinden ayrılması: Çalışanların iş dışı vakitlerinin belirlenerek çalışma saatlerinden ayrılması. Mümkün olduğunca iş dışı saatlerde çalışanlarla iletişim kurulmaktan kaçınılması, bildirim gönderilmemesi. Bu çalışanların sağlıklı bir iş – özel hayat dengesi kurmalarını sağlayacaktır.
Refah ve ruh sağlığı kaygılarını tartışmaya teşvik: Bu, semptomları hafifletmeye ve kötüleşmesini önlemeye yardımcı olabilir. Ayrıca yöneticilere önleyici tedbirler alma fırsatı verir. Kuruluşların, psikolojik destek sağlayan iletişim hatlarının bulunması, çalışanların rahatça bu kaygılarını paylaşabileceği ortamlar yaratacaktır.
Üst yönetim için notlar
Pandemi öncesi dönemde üst yönetim, güvenlik kültürü, çalışan katılımı ve bağlılığı ve kurumsal sağlık güvenlik politikalarının benimsetilmesi şeklinde ajandalara sahipti. Ancak Covid-19, üst yönetimi, ajandalarına yeni maddeler eklemek durumunda bıraktı.
Üst yönetimler kurumsal politika, hedef, prosedür ve diğer gerekliliklere Covid-19’un getirdiği güncelleme ve yeni düzenlemeleri belirlerken çalışanların da görüş ve katılımlarını almayı bu koşullarda sürdürmenin yollarını aramalıdır.
Aşağıdaki alanlara odaklanılması önerilmektedir;
Güvenlik kültürü: Üst yönetim işyerinde güçlü bir sağlık ve güvenlik kültürü inşa ederken hangi temel prensipleri uyguluyor? Çalışanlar işyerinden uzakta iken bu prensiplere yenileri eklenmeli mi? Veya güncellenmeli mi?
Çalışan katılımı: Çalışanlar işyerinden uzakta iken çalışan katılımı ve koordinasyonunu sağlamaya nasıl devam edilecek?
İş sağlığı ve refah yönetimi: Çalışanlar işyerinden uzakta iken çalışanların ruh sağlığı ve refah seviyelerini korumak adına hangi yeni uygulamalar hayata geçirilecek?
Uzaktan çalışmalarda çalışanların sağlık ve güvenlik yönetimi süreçlerine ilişkin üst yöneticiler şu sorulara yanıt aramalıdır;
İşyeri ortamının ani ve radikal değişimi söz konusu olduğunda hangi İSG uygulamalarında değişikliğe ihtiyaç duyulacak?
Aniden evden çalışmaya başlayan çalışanlar için hangi yeni İSG uygulamaları hayata geçirilecek?
Çalışanların ilk yöneticileri için notlar
Eğer birçok çalışanın ilk yöneticisi iseniz, çalışanlarınız süreçle ilgili sizden net olma, destek ve kılavuzluk beklentileri içinde olacaktır. Çalışanlarınızın sizlere rahatça ulaşabilmesi için gün içinde mümkün olduğunca uygun olmanız önerilmektedir.
Ayrıca aşağıdakileri sağlıyor olmanız bu süreçte çalışanlarınızın moral ve motivasyonlarını korumaya yardımcı olacaktır;
Yetkin ve motive edici liderlik: Çalışanların bu beklenmedik dönemde daha rahat hissetmelerini sağlayacaktır.
Düzenli ve açık iletişim: İşyeri kültürü ve uygulamalarının devamı için, ilk yönetici ve İSG profesyonelleri ile çalışanlar arasında çift yönlü olmalıdır.
Sade ve uyarlanabilir prosedürler: Çalışanların aniden başladıkları bu çalışma yöntemine adapte olmalarını kolaylaştıracaktır.
Güncel ve kolay erişilebilen kaynaklar: Çalışanlar evden çalışma yönteminde görevlerini yaparken ihtiyaç duydukları kaynaklara kolayca ulaşamayabilecektir. İlk yöneticinin bu durumu dikkate alarak bu süreçleri kolaylaştırması beklenir.
Uygun izleme ve raporlama sistemleri: İş performansının kolayca takip edilmesini sağlarken çalışanların da işlerine daha fazla motive olmalarını sağlar.
İSG profesyonellerinin rolü
Bu tür zorluklar ile dolu dönemlerde İSG profesyonellerinin, çalışanların sağlık, güvenlik ve refahını koruyabilmek adına, hem çalışanlara kılavuzluk ve rehberlik yapmak, hem de üst yönetimi gerekli değişimlerin hayata geçirilmesine yönelik etkilemek ile ilgili rolleri olacaktır.
Diğer taraftan işyeri tehlikelerine benzer tehlikeler ile mücadele de devam edecektir. Örneğin çalışanların evde çalıştıkları odaya uygun erişimlerinin bulunması, tertip düzenin sağlanması, çalışma ortamında sağlık ve hijyen koşullarının sağlanması, iş istasyonu düzeneğinin ergonomisi, aydınlatma düzeyi, yüksek raflara erişim, elektrik gibi unsurlar hakkında araştırmalar yapmak ve çalışanlara bu yönde rehberler hazırlamak İSG profesyonellerinin görevleri arasında yer alacaktır.
Hangarlar, garajlar, tavan araları ve kilerler genellikle güvenlik eksikliği de dahil olmak üzere çeşitli nedenlerle uygun çalışma alanları olarak kabul edilmez. Sınırlı erişim, düşük sıcaklık, havalandırma kontrolü ve doğal ışık eksikliğine sahip olma eğilimindedirler.
Mümkünse, ayrı bir oda veya çalışma alanı, izinsiz girişleri ve dikkat dağınıklığını önlemek için daha iyi bir seçenektir.
Evde çalışanın kendi çalışma ortamını değerlendirmesi
Kuruluşlar çalışanlarını kendi iş istasyonu değerlendirmelerini yapma konusunda eğitebilir. Çalışanlar, yöneticilere ve İSG profesyoneline herhangi bir sorun olup olmadığını bildirebilir, kılavuzluk talep edebilir. Yöneticiler ve İSG profesyonelleri, çalışanların kendi çalışma ortamını değerlendirmeleri için kontrol listeleri hazırlayabilir. Çalışanlar bu kılavuza göre değerlendirmelerini yapabilir, gerekirse çalışma ortamlarını fotoğraflayarak yönetici ve İSG profesyonelinin değerlendirmesine sunabilir.
Bazı çalışanlar sınırlı sosyal temasa sahip bir ortamda çalışmaya uyum sağlamakta güçlük çekerken, bazıları zamanlarını kendi başına yönetmekte zorlanabilir. Birçok çalışan bu çalışma yönteminde iş ile özel hayatı ayırmakta zorluk yaşayacaktır. Yöneticilerin sık temaslar sağlamaları ve çalışanlarla düzenli olarak iletişim kurmaları, böylece olası sorunlardan en kısa sürede haberdar olmaları ve pratik çözümler bulabilmeleri önemlidir.
Çalışanların bilgi edinme çabaları
Belirsizliklerin yoğunca yaşandığı bu dönemde, oldukça fazla bilgi kaynağının olduğu bu ortamda, çalışanların hatalı ve yanlış bilgi kaynaklarından uzak tutulmasında, onları güvenilir, net bilgi kaynaklarına yönlendirmekte fayda olacaktır.
Güvenilir bilgi kaynaklarının arasında Sağlık Bakanlığı, İl Pandemi Kurulları, Dünya Sağlık Örgütü, Belediyeler ve işyeri yönetimi yer almalıdır.
İstanbul, 11 Temmuz 2020
Özgür Cengiz
Kurucu Direktör
Ege Consulting
Diğer Çalışmalarımız;
İsg yazılım
İsg eğitimi
Sapancı eğitimi